Przechowywanie dokumentów firmowych powinno zachodzić zgodnie z określonymi zasadami. Niektóre z nich dotyczą okresu przechowywania. Nie powinno się go przekraczać. W przeciwnym razie przedsiębiorstwo może zostać ukarane. O jakich terminach powinniśmy pamiętać, żeby uniknąć rozwoju takiej sytuacji? Sprawdź, co musisz wiedzieć odnośnie takich kwestii jak przechowywanie dokumentów księgowych, pracowniczych i przechowywanie dokumentacji medycznej.
Okres przechowywania dokumentów – poznaj najważniejsze terminy
Dość często spotkamy się z terminem przechowywania pięcioletnim. Przez ten okres należy przechowywać:
- dokumenty księgowe;
- dokumenty rachunkowe;
- faktury zakupowe i sprzedażowe;
- dokumentację zgłoszeniową do ZUS;
- ewidencję i rejestry podatkowe.
Przechowywanie akt – jak mieć pewność, że nie przekraczamy terminów
Ogromną rolę odgrywa tutaj profesjonalna archiwizacja. Jeśli ten proces zostanie przeprowadzony rzetelnie, szybko zweryfikujemy, które elementy naszego archiwum czas zutylizować. Z kolei jeśli w naszych zbiorach panuje chaos i nieporządek, bardzo łatwo będzie nam przeoczyć poszczególne akta i w efekcie nie zniszczymy ich w czasie. Na szczęście współcześni usługodawcy wychodzą naprzeciw oczekiwaniom nowoczesnych firm. W ich ofercie znajdziemy więc zarówno przechowywanie dokumentów, jak i inne usługi, w postaci utylizacji akt, digitalizacji i właśnie archiwizacji. Takie kompleksowe wsparcie swoim klientom oferuje m.in. Rhenus.
Jak długo przechowywać dokumenty innego rodzaju?
W firmie nie brakuje akt innego typu. Oprócz zadbania o takie sprawy jak przechowywanie dokumentów księgowych musimy mieć także pewność, że właściwie zaplanowaliśmy przechowywanie dokumentów pracowniczych. W tym przypadku dotyczy nas okres 10 lat. Należy zdawać sobie sprawę z tego, że pod uwagę trzeba tu wziąć datę zatrudnienia pracownika. Krótszy okres przechowywania wprowadzono stosunkowo niedawno. Akta pracownicze osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku przechowywać musimy aż 50 lat.
Można wymienić także inne akta, wymagające od nas dziesięcioletniego okresu przechowywania. W ten sposób należy potraktować np. dokumenty rozliczeniowe do ZUS, przekazane do końca 2011 oraz zgłoszeni ZUS IWA.
Przechowywanie dokumentów – co jeszcze jest istotne?
Oprócz przestrzegania terminów musimy wziąć także pod uwagę bezpieczeństwo całego procesu. Akta muszą znajdować się w miejscu, w którym nie grozi im zniszczenie. Trzeba chronić je przed wilgocią, słońcem czy uszkodzeniami mechanicznymi. Czasem trudno jest wykreować takie warunki w swojej firmie, szczególnie że profesjonalne zabezpieczenia mogą obejmować także drogie systemy antywłamaniowe czy ochronę przeciwpożarową. Przechowywanie dokumentów pracowniczych i innych akt można powierzyć ekspertom, dysponującym profesjonalnymi obiektami, dostosowanymi do rodzaju nośnika informacji. W taki sposób przechowuje się akta papierowe, elektroniczne i inne.