Gdy mowa o niszczeniu akt, pojawia się całkiem sporo wątpliwości. Ten tekst powstał po to, by je rozwiać. Dowiedz się, jakie terminy cię obowiązują i na jakie przepisy musisz zwrócić uwagę, jeśli chcesz bezpiecznie zutylizować akta.
Skuteczne niszczenie dokumentów – jakie terminy Cię obowiązują?
Tutaj bardzo wiele zależy od tego, na jakiej dokumentacji się skupiamy. Przykładowo dokumenty księgowe, podatkowe i ZUSowskie przechowujemy przez okres pięciu lat. Z kolei akta pracownicze zniszczymy dopiero wtedy, gdy od rozwiązania stosunku pracy minie dekada. Do ciekawostek należy zaliczyć fakt, że czasem ten okres jest dłuższy i sięga aż pięćdziesięciu lat. Dotyczy to jednak osób, które zakończyły stosunek pracy kilkadziesiąt lat temu. Jak widać zanim wykonamy profesjonalnie niszczenie dokumentów zgodnie z RODO musimy zapoznać się z zasadami związanymi z przechowywaniem. Bardzo pomocna będzie tutaj archiwizacja, bo to dzięki temu procesowi da się określić terminy przechowywania dla poszczególnych akt. Na szczęście współcześni usługodawcy starają się nam pomóc, oferując kompleksowe usługi. W rezultacie w pomocą jednej firmy możemy zatroszczyć się i o szybkie niszczenie dokumentów zgodnie z RODO, i o przechowywanie oraz archiwizację akt.
Bezpieczne niszczenie akt – jaką technologię wybrać?
Gdy chodzi o niszczenie dokumentów zgodnie z RODO, warto wybrać opcję, która gwarantuje nam największe bezpieczeństwo. Na rynku znajdziemy profesjonalne niszczarki o wysokim poziomie tajności. Nic nie zastąpi jednak instalacji do utylizacji, którą dysponują profesjonaliści. Dlaczego? Ta zaawansowana technologia:
- pozwala na bardzo szybkie niszczenie dokumentów, co oszczędza czas;
- daje nam pewność, że nie da się odzyskać informacji akt (w przypadku zwykłych niszczarek biurowych jest to niestety dość możliwe).
Co ciekawe, ani RODO, ani przepisy krajowe nie nakładają na nas konieczności skorzystania z konkretnej technologii. Liczy się efekt, a więc dobre zabezpieczenie informacji. Konsekwencje złej decyzji będą dotkliwe, bo RODO przewiduje naprawdę wysokie kary dla podmiotów, które niewystarczająco rzetelnie podeszły do tego obowiązku. Jeśli chcemy więc osiągnąć najlepszy możliwy efekt, najkorzystniejszą opcją będzie niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe z pomocą profesjonalistów. Na takie wsparcie możemy liczyć m.in. ze strony firmy Destroy&Recycling.