Archiwizacja dokumentów to nie tylko sposób na przeciwdziałanie chaosowi. Z dobrze zaplanowanymi, uporządkowanymi zbiorami dużo łatwiej będzie nam wywiązać się z obowiązków nakładanych m.in. przez krajowe przepisy, związane z terminami przechowywania. Dziś przyglądamy się temu zagadnieniu. Sprawdzamy też, jakich zasad należy przestrzegać podczas archiwizowania dokumentacji.
Porządkowanie dokumentów a wymogi prawne – o czym powinniśmy wiedzieć?
Jednym z ważnych obowiązków, które nakłada na nas prawo, jest przestrzeganie terminów przechowywania dokumentów. To ważna kwestia, bo w razie zaniedbania będziemy musieli zmierzyć się z poważnymi konsekwencjami, w tym również karami grzywny. Usługi archiwizacyjne mają na celu wspomóc nasz w realizacji takiego zadania. W jaki sposób to możliwe?
Archiwizacja dokumentów służy uporządkowaniu zbiorów w taki sposób, by całość była w pełni funkcjonalna i rzeczywiście wspierała nas w codziennej pracy, wymaga umiejętności. Przydatna okaże się świadomość na temat uniwersalnych zasad panujących w archiwistyce. Oczywiście możemy porządkować akta bez tej wiedzy. Wtedy nie ma się jednak co spodziewać, że korzystanie z archiwum będzie opierało się na zasadach przejrzystości. W końcu chodzi o to, by wszystkie osoby, również te nowo zatrudnione mogły swobodnie używać zbiorów i sprawnie odszukiwać interesującą ich dokumentację.
Usługi archiwizacyjne – jakie zasady muszą być przestrzegane podczas tego procesu?
Tego typu działania dotyczą akt zawierających delikatne informacje. Praca z dokumentacją tego typu powinna przebiegać zgodnie z określonymi zasadami bezpieczeństwa. Jeśli przeprowadzenie tego zadania zdecydujemy się zrealizować na własną rękę i w ten sposób dojdzie do wycieku informacji, złamiemy RODO. Nieostrożne porządkowanie dokumentów może doprowadzić więc do sytuacji, w której nałożona zostanie na nas wysoka kara grzywny. Archiwizacja dokumentów bez przestrzegania zasad bezpieczeństwa i narażenie na wyciek danych naszych klientów oznacza także problemy w dłuższej perspektywie. Trudno będzie bowiem odzyskać zaufanie odbiorców.
Co możemy zrobić, by przestrzegać przepisów?
Stuprocentową pewność co do tego, że odpowiednio wywiążemy się ze swoich obowiązków, zyskamy dzięki współpracy z profesjonalną firmą. Tacy usługodawcy jak np. Rhenus:
- dbają o to, by archiwizacja dokumentów przeprowadzana była w dobrze zabezpieczonych obiektach;
- dokładają starań, by na każdym etapie realizacji usługi były przestrzegane zasady RODO;
- przestrzegają ogólnie przyjętych standardów, stosowanych w archiwistyce.
Archiwizacja dokumentacji z profesjonalną firmą wiąże się także z dodatkowymi korzyściami. Oprócz kwestii prawnych związanych z archiwizacją akt, zatroszczymy się także o inne obowiązki dotyczące zarządzania dokumentacją. Mowa m.in. o digitalizacji, utylizacji i przechowywaniu akt.