W pracy spędzamy często nawet więcej czasu już w domowym zaciszu. Z tego względu powinniśmy zadbać o to, żeby przestrzeń robocza była jak najbardziej przydatna i przyjazna dla użytkownika. Jak powinno zatem wyglądać otoczenie każdego pracownika, żeby wykonywanie obowiązków przebiegało sprawnie i efektywnie?
Zasady porządku i łady w pracy – czym się kierować?
Zanim przejdziemy do tego, jakie elementy są nam potrzebne, warto choć kilka słów poświęcić na to, jak porządkować i utrzymywać ład wokół siebie. Bez względu bowiem na to, co przechowujemy w naszym otoczeniu, w biurze trzeba nieustannie dbać o czystość.
Jak to zrobić? Służy do tego powszechnie znana metoda 5S. To praktyczna i bardzo funkcjonalna zasada postępowania, którą można wdrożyć nie tylko w przestrzeni biurowej. Filozofia ta sprawdza się niemal w każdej sferze życia, wprowadzając do niej więcej uporządkowania.
Metoda wywodzi się z Japonii. Stanowi ona jedno z praktycznych narzędzi lean managementu. Jej zadaniem jest zbudowanie miejsca pracy (oraz często całego zakładu) tak, żeby było zawsze dobrze zorganizowane, funkcjonalne i bezpieczne.
Służy do tego właśnie 5S, czyli:
- Seiri (sortowanie) – usunięcie wszystkich niepotrzebnych przedmiotów z miejsca pracy,
- Seiton (systematyka) – uporządkowanie miejsca pracy tak, żeby każdy przedmiot miał swoje stałe i wyznaczone miejsce,
- Seiso (sprzątanie) – samodzielne utrzymywanie porządku i czystości,
- Seiketsu (standaryzacja) – wprowadzenie zasad i standardów dla wcześniejszych działań,
- Shitsuke (samodyscyplina) – wykonywanie wszystkich działań samodzielnie, poszukiwanie metod optymalizacji.
Zasady są naprawdę proste i bardzo logiczne. Obowiązują zarówno dla małych akcesoriów, jak i dużego wyposażenia. Co zyskujemy dzięki ich wdrożeniu?
Przede wszystkim zwiększamy komfort oraz efektywność pracy. Wszystkie przedmioty znajdują się zawsze na miejscu, pod ręką. Nie musimy ich nieustannie szukać, więc nie marnujemy niepotrzebnie czasu. Poprawia się oczywiście samopoczucie podczas wykonywania wszelkich obowiązków. W miejscu, w którym panuje porządek, naprawdę czujemy się lepiej, a nasz nastrój odbija się na atmosferze w całej firmie.
Co musi się znaleźć w biurze – podstawowe systemy: oświetlenie, ogrzewanie, klimatyzacja
Za najważniejszy system, który przydaje się w biurze, uznaje się oczywiście oświetlenie, które podlega przepisom BHP. Szczególną wagę przykłada się do natężenia źródeł światła, barwy światła oraz rodzaju punktów świetlnych.
Natężenie powinno być wystarczające do pracy przy komputerze oraz wykonywania rozmaitych, precyzyjnych czynności. Dlatego przepisy określają, że jego wartość ma wynosić przynajmniej 500 lx.
Najlepiej pracuje się przy świetle dziennym, warto zatem zadbać o wprowadzenie go w jak największej ilości do biur. Oprócz niego powinny się pojawić lampy sufitowe oraz stołowe, dające światło o barwie, jak najbardziej zbliżonej do naturalnego oświetlenia. To wpływa na efektywność pracy, a przy tym nie męczy nadmiernie wzroku.
Oprócz oświetlenia w biurach należy również zachować odpowiednie warunki cieplne. W zimie niezbędne jest wydajne ogrzewanie a w lecie klimatyzacja. W pomieszczeniach biurowych temperatura nie może spadać poniżej 14 stopni oraz przekraczać 30 stopni Celsjusza.
W wielu biurach wykorzystuje się ogrzewanie konwekcyjne lub elektryczne, zapewniające przyjemne ciepło we wszystkich pomieszczeniach.
Wciąż jeszcze nie wszystkie zakłady pracy instalują klimatyzację, choć staje się z wolna coraz popularniejsza. Z każdym kolejnym rokiem okres letni jest w naszym kraju coraz bardziej upalny. Dlatego też zbudowanie instalacji z systemem klimatyzerów w modelu MULTI-SPLIT lub SPLIT to wyjście niezmiernie praktyczne, poprawiające komfort przebywania w biurze oraz odbijające się pozytywnie na efektywności i jakości pracy.
Nie zapominajmy, że pracodawca jest zobowiązany przepisami do zapewniania odpowiedniej temperatury.
Jakie akcesoria powinny znaleźć się w biurze?
W przestrzeni biurowej powinno oczywiście znaleźć się odpowiednie wyposażenie. Zazwyczaj składa się z podstawowych mebli – biurka oraz krzesła. Oba muszą być dopasowane do potrzeb pracownika. Szczególnie krzesło biurowe powinno mieć regulację i dostosowywać się do wzrostu oraz upodobań użytkownika. Źle dobrane meble są przyczyną problemów zdrowotnych, bólu głowy, kręgosłupa. Rzutuje to nie tylko na bieżącą pracę, ale na ogólne samopoczucie i kondycję.
Na biurku najczęściej znajduje się oczywiście komputer, lampa stołowa oraz szereg akcesoriów biurowych (notatniki, długopisy, zakreślacze) dostosowanych do potrzeb miejsca pracy. Przydatne artykuły do biura i nie tylko, znaleźć można w E-hurtownia-opakowan.pl. Pamiętajmy, że muszą być one zawsze uporządkowane. Metoda 5S dotyczy również tych drobnych przedmiotów.
Porządek w biurze – lepsza jakość pracy i życia
W biurze spędzamy wiele godzin. Warto zatem zadbać o to, żeby ta przestrzeń była przyjazna dla użytkowników. Wprowadzenie do niej porządku gwarantuje poprawę samopoczucia oraz efektywności. A odpowiednie systemy oraz wyposażenie sprawiają, że pracuje się nam po prostu lepiej.