Jednym z kluczowych elementów sukcesu, jest przygotowanie tego wszystkiego co nam będzie potrzebne zanim rozpoczniemy pracę. Wiele osób o tym zapomina i zaczyna pracować bez przygotowania, na zasadzie „jakoś to będzie„.
Fakt. Jakoś będzie. Jakoś czyli niezbyt dobrze. Może nawet źle. A czy nie powinniśmy celować w „będzie super i wszystko się uda„? Niestety bardzo duża liczba osób, nie przygotowuje się przed swoim zadaniem do niego, tylko idzie na żywioł.
Później osoba taka musi zmierzyć się z tym, że ciągle czegoś nie ma lub czegoś nie przewidział. Dlatego warto przed rozpoczęciem pracy, zaplanować co będzie potrzebne. Nie przewidzimy wszystkiego, jednak zminimalizujemy szansę na to, że coś nas zaskoczy.
To wszystko prawda i warto się do tego stosować. Trzeba sobie natomiast uświadomić, że jest szersze pojęcie, które jest bardzo ważne.
Praca w dogodnych warunkach
Zastanów się: jeśli Twoim zadaniem byłoby napisanie książki, to czy dobrze pracowałoby Ci się w otoczeniu ludzi, pracujących na call-center? W szumie rozmów, ciągle przekładanych papierach i przemieszczających się ludziach?
Śmiem wątpić. Oczywiście ten przykład jest podany na zasadzie skrajności, doskonale wiemy, że przy takim zadaniu raczej znajdziemy sobie ciche biuro, gdzie nikt nam nie będzie przeszkadzał. Intuicyjnie dobieramy sobie środowisko, żeby było w miarę optymalne do tego, co musimy zrobić.
Właśnie, w miarę optymalne. Co nie znaczy, że będzie ono optymalne. Po prostu nie będzie przeszkadzające, ale nie koniecznie będzie też wspierające.
1. Miej stałe miejsce pracy dla danego typu zadań
Może wydać Ci się to dziwne, ale nasze mózgi bardzo szybko zaczynają kojarzyć miejsce z wykonywaną czynnością. Mało tego – kojarzą również przedmioty. Dlatego tak ciężko Ci się pracuje na komputerze, na którym masz zainstalowane gry, w które grywasz.
Po prostu Twoja podświadomość zna tą maszynę (i zapewne miejsce gdzie jest ustawiona), jako coś, przy czym się relaksujesz. Dlatego miejsce i narzędzia pracy, muszą być wykorzystywane tylko do tego konkretnego działania. Do niczego więcej, bo będą Cię rozpraszać i kusić, abyś ich użył z innym celu, niż aktualne działanie.
Atutem takiej stałości jest to, że siadający przy tym samym biurku, przy którym zawsze pracujemy, nasz mózg przestawia się na tryb pracy. Już na samym podejściu do zadania, zyskujemy dzięki temu kilka lub nawet kilkanaście procent produktywności.
2. Miej stałe godziny pracy
Tutaj jest podobnie jak z miejscem i narzędziami pracy. Mózg uczy się, że o tej i o tej pracuje. Więc inne zadania w tym czasie mają niższy priorytet. Dlatego niezwykle ważne jest, abyśmy pracowali w utartych porach lub godzinach.
To nie musi być sztywno „od 7 do 9 pracuję”. Zwłaszcza, jeśli wstajemy o różnych porach. Ważne jest to, aby na zasadzie nawyku pracować na przykład po przebudzeniu i po zjedzeniu śniadania. I robić to bardzo, bardzo często. Wtedy automatycznie będziemy „wchodzić” w stan pracy i będziemy efektywniejsi. Znów o kilka lub kilkanaście procent.
3. Zadbaj o oświetlenie
Nie ważne jakie zadanie jest do wykonania, światło jest niezwykle potrzebne do naszego funkcjonowania. I najważniejsze w tym jest to, aby było ono naturalne, a jeśli nie ma możliwości, to jak najbardziej zbliżone do naturalnego.
Czy tego chcemy, czy nie chcemy, ewolucyjnie ludzie są jeszcze na etapie jaskiń. Technologicznie wyprzedziliśmy ewolucję, a ta nie nadąża za tym co wymyślamy. Nasze ciała przystosowane są do pracy w godzinach kiedy świeci słońce. W innych porach przecież było ciemno, więc szliśmy spać, prawda?
4. Trzymaj porządek
Powiem szczerze tak – sam miewam problem z tym, żeby utrzymać porządek na moim biurku. Śmieję się, że mam po prostu artystyczny nieład
Jednak w momencie, kiedy muszę się bardzo wytężyć nad jakimś zadaniem, najpierw robię porządek.
Zajmuje to około godziny, bo trzeba przejrzeć papiery firmowe i zdecydować wreszcie co z nimi zrobić. Ale później? Mam czyste biurko a na nim tylko to, co faktycznie jest mi do pracy potrzebne. W większości wypadków to klawiatura, myszka i komputer. Czasem zdarza się jednak, że muszę coś napisać ręcznie.
W taki momencie, na biurku leżą minimum 2 długopisy (jakby jeden się wypisał) i kilka zakreślaczy i kolorowych pisaków. Są też czyste kartki papieru i zszywacz. Jeśli pracuję nad jakimś elementem szkolenia, to również przygotowuję książki i materiały. Wszystko musi mieć swoje miejsce, abym nie przekopywał się przez wszystko szukając tego co mi aktualnie potrzebne.
Jeśli bowiem nie udałoby mi się znaleźć tego, co jest mi potrzebne (na przykład sprawny długopis), to istnieje bardzo duże ryzyko, że w ogóle zadanie odłożę na świętego nigdy. Dlatego warto trzymać porządek i nie dać się rozproszyć temu, że nie chcieliśmy poświęcić kilku lub kilkunastu minut na zrobienie porządku.
5. Wyprzedź dystraktory
Pomimo naszych działań, zdarzą się setki rzeczy, które będą nas odciągać od zadania. Na przykład internet. Większość moich działań związanych z blogiem opiera się na dostępie do niego, więc nie mogę go tak po prostu wyłączyć.
Ale mogę… ograniczyć jego zasięg. Używam wtyczki do Chrome WasteNoTime, w której definiuję ile czasu pracuję i do jakich stron mam dostęp. W momencie próby wejścia na stronę, do której nie mam uprawnień, dostaję odpowiedni komunikat i strona nie wyświetla się. W tym momencie wracam szybko do pracy, bo orientuję się, że chciałem sprawdzić Facebooka lub Wykop. Coś co jest fajne, ale nie wtedy gdy pracuję, bo obniża moją produktywność.
Jak w życiu realnym? Tutaj robię prostą rzecz. Zamykam drzwi do mojej pracowni. Jeśli jest tylko moja narzeczona, to informuję, że przez godzinę (lub więcej/mniej) będę niedostępny i żeby mi nie przeszkadzała. Czasem przeszkadza, ale tylko w niezwykle ważnych momentach. Większość rzeczy można odłożyć, więc po moim czasie pracy, szybko wszystko załatwiamy.
Warto też przywiesić na czas pracy kartkę w drzwiach z napisem w stylu „Pracuję, proszę nie przeszkadzać. Najbliższa przerwa w pracy planowana jest w godzinach (tutaj przedział, na przykład dziesięciominutowy)„. Ludzie widząc taką kartkę, 7 razy zastanowią się nim będą Ci przeszkadzać.
6. Wyrzuć telefon
Tylko nie zrób tego dosłownie!
Ważne jest to, aby na czas zadania, telefon był wyciszony, z wyłączonymi wibracjami i … żeby leżał w innym pomieszczeniu niż my przebywamy. Nie wiedzieć czemu, ale niezwykle często jest tak, że kiedy zaczynamy pracę, to nagle dzwoni telefon.
W takim momencie wytrącamy się z zadania i odchodzi nam ochota na jego realizację. A skoro już do zadania siadamy, to po to, żeby je wykonać w 100%, nieprawdaż?
Zaraz się podniosą głosy „a jak to coś bardzo ważnego?” To teraz sobie zadaj pytanie – ile razy w ciągu ostatniego roku dostałeś telefon tak ważny, że w ciągu 15 sekund musiałeś wszystko rzucić i wybiec z budynku? Jak znam życie, to takie coś zdarzyło Ci się nigdy lub rzadziej niż raz na 5 lat. Więc jak małe jest prawdopodobieństwo tego, że akurat teraz, kiedy siadasz do swojej pracy, zdarzy się takie coś?