Czy często zdarza Ci się biegać i próbować wszystko zrobić? Czy wychodzisz poza swój sposób na załatwianie spraw i czujesz, że zawsze jesteś w tyle? Może po prostu czujesz, że mógłbyś zrobić więcej w ciągu dnia, ale dzień nie ma wystarczająco dużo godzin. Poniżej znajduje się 14 wskazówek dotyczących oszczędzania czasu, które pozwolą Ci zaoszczędzić sekundy, minuty i godziny, dzięki czemu będziesz mógł poświęcić więcej czasu na obsługę klienta i rozwój swojej firmy.
1. Przejście na chmurę obliczeniową.
Chmura obliczeniowa, a nawet coś tak prostego jak korzystanie z darmowego oprogramowania Google, może zaoszczędzić Ci wiele czasu, ponieważ wszystkie potrzebne dane są przechowywane w sieci, łatwo udostępniane współpracownikom i dostępne w każdej chwili. Przejście do chmury oznacza, że nie musisz już żonglować urządzeniami, nosić ze sobą jednostek pamięci masowej lub ryzykować, że nie będziesz mieć dostępu do ważnych dokumentów, kiedy ich potrzebujesz.
2. Zleć na zewnątrz zadania nieistotne.
Rób to, co robisz najlepiej i pozwól, aby ktoś inny zajął się resztą. Jeśli jesteś naprawdę dobry w generowaniu leadów, ale księgowość nie jest Twoją mocną stroną, zleć to zadanie na zewnątrz. Możesz znaleźć lokalnych usługodawców lub poszukać w Internecie osób z umiejętnościami, których potrzebujesz. Skup się na swojej podstawowej działalności!
3. Uaktualnij swoje oprogramowanie.
Przestarzałe oprogramowanie ciągnie Cię w dół. Od planowania pracy do księgowości, istnieją dziesiątki niedrogich (lub nawet darmowe) opcje łatwo dostępne dzięki rozprzestrzenianiu się twórców aplikacji internetowych i mobilnych. Wiele z tych rozwiązań jest zaprojektowanych tak, aby integrować się z innymi programami, których już używasz i oferują szeroki zakres zastosowań, które nie były obecne 5 lub 10 lat temu.
4. Tworzenie stanowisk pracy skoncentrowanych na zadaniach.
Od pracy biurowej po obsługę klienta, jeśli masz wszystko, czego potrzebujesz do wykonania pracy w jednym miejscu, wykonasz ją szybciej niż gdybyś musiał wszystko wyłączać i przemieszczać się.
5. Zorganizuj się tak, jak to tylko możliwe.
Podobnie, jeśli utrzymasz wszystko w porządku, odłożysz tam, gdzie powinno być, będziesz miał o wiele więcej czasu na załatwianie spraw. Dotyczy to wszystkiego. Stwórz system organizacyjny, który działa i trzymaj się go.
6. Wykorzystaj technologię.
Wiele restauracji korzysta obecnie z iPadów lub podobnych tabletów do rejestrowania zamówień klientów. Przyspiesza to cały proces obsługi, ponieważ wszyscy (kucharze, kasjerzy, kierownicy, itp.) mają łatwy dostęp do tych samych danych. Zamówienia składane są błyskawicznie, a klienci mogą płacić bezpośrednio przy stoliku. Ze wszystkich aplikacji i programów tam, na pewno jest jeden, który może pomóc Ci prowadzić firmę w bardziej efektywny sposób.
7. Prowadź dziennik biznesowy.
Jest to szczególnie przydatne, jeśli Twój biznes jest sezonowy lub po prostu jeśli sprzedaż wzrasta w okresie świątecznym. Tworząc dziennik biznesowy i zapisując w nim istotne dane, myśli lub pomysły, będziesz miał podstawę do stworzenia planu, który pozwoli Ci podnieść biznes w następnym roku.
8. Wszystko jest projektem.
Wszystko, co robisz, powinno być zorganizowane jak projekt, z początkiem, krokami prowadzącymi do zakończenia i zakończeniem. Nawet jeśli wszystko, co robisz, jest na bieżąco, najlepiej jest myśleć o tym i zarządzać tym jak o projekcie. Pomoże Ci to dotrzymać terminów, opracować plan na przyszłość i wykonać zadania bez niepotrzebnego marnowania energii.
9. Pamiętaj o delegowaniu zadań.
Nie jest łatwo przekazać pewne zadania innym ludziom, zwłaszcza jeśli masz bzika na punkcie kontroli. Jednak dwie osoby pracujące w tym samym czasie (nawet nad tym samym zadaniem) mogą skrócić rzeczywisty czas spędzony nad tymi projektami o połowę. To oczywiste: możesz uzyskać te same wyniki dwa razy szybciej. Kluczem jest znalezienie kogoś, kto jest wiarygodny i godny zaufania, aby podjąć się zadań bez Twojego bezpośredniego nadzoru.
10. Wykorzystaj czas podróży.
Dzięki chmurze obliczeniowej i łatwo dostępnym rozwiązaniom technologii mobilnej teraz łatwiej jest efektywnie wykorzystać czas podróży. Zamiast myśleć o długich lotach lub niekończących się podróżach pociągiem jako o straconym czasie, wykorzystaj to, tworząc prywatną, niezakłóconą przestrzeń do pracy.
11. Zautomatyzuj to, co może być zautomatyzowane.
Rozwiązania programowe są dostępne, aby pomóc firmom zautomatyzować prawie wszystko w dzisiejszych czasach. Jeśli możesz skonfigurować je do pracy bez Ciebie, nie powinieneś się wahać. Pamiętaj, tylko aby poświęcić czas na nauczenie się, jak korzystać z rozwiązania, którego używasz, w przeciwnym razie będziesz stwarzać problemy.
12. Zrób to i ruszaj dalej.
Wielu z nas odczuwa pokusę, aby wracać i ciągle przeglądać zadania, które już wykonaliśmy. Jest to zazwyczaj strata czasu. Jeśli ukończyłeś zadanie, czas przejść dalej. Jeśli jakieś zadanie wymaga późniejszej korekty, możesz do niego wrócić, ale najlepiej jest utrzymać tempo i iść dalej.
13. Śledź swój czas.
Zdziwiłbyś się, jak wiele czasu umyka ci przez palce. Sprawdzanie poczty elektronicznej, patrzenie przez okno, rozmowy z kolegami, itp. Wszystko to marnuje cenne minuty. Te minuty rozciągają się w godziny i będziesz zaskoczony, kiedy dzień już się skończy. Skonfiguruj tracker czasu i nagraj dokładnie, ile czasu spędzasz na robieniu czego. Po kilku dniach śledzenia powinieneś mieć wystarczająco dużo informacji, aby zdecydować, jak efektywnie wykorzystać te cenne minuty.
14. Zachowaj innowacyjny sposób myślenia.
Ciągłe poszukiwanie szybszych sposobów załatwiania spraw to najlepszy sposób na to, by nigdy nie tracić czasu. Niezależnie od tego, czy masz skłonność do prokrastynacji, czy do zastanawiania się, jesteś swoim własnym najgorszym wrogiem, jeśli chodzi o marnowanie czasu.
Wszyscy lubimy zrzucać winę na zagrożenia zewnętrzne (ruch uliczny, awarie komputera, wymagający klienci). Ale dzięki lepszemu planowaniu i lepszym narzędziom, wszyscy możemy zaoszczędzić cenny czas.