Jak efektywnie zarządzać czasem w biznesie?

Jak efektywnie zarządzać czasem w biznesie?

Czas to pieniądz-wiedzą o tym doskonale wszystkie osoby, które prowadzą biznes. Wiele osób sądzi, że aby odnieść sukces w biznesie wystarczy być bardzo pracowitym. Tymczasem praktyka pokazuje, że pracować trzeba mądrze a nie dużo. Przedsiębiorcy bardzo często wpadają w pułapkę bycia zajętym, starają się być wielozadaniowi i wszystko robią samodzielnie. Jest to prosta droga do wypalenia zawodowego. Prowadząc biznes warto trzymać się kilku prostych zasad, które pomogą mądrze zarządzać czasem.

Planowanie i priorytety

Osoba, która prowadzi firmę ma do wykonania cały szereg bardzo różnych zadań. Często biją się one między sobą o uwagę przedsiębiorcy. Sytuacja jest szczególnie trudna w przypadku firm jednoosobowych. Wtedy przedsiębiorca musi występować w wielu rolach. Jest menedżerem, marketingowcem, księgową, dostawcą, sekretarką i handlowcem. Aby móc pogodzić te wszystkie role warto działać według planu. Na każdy dzień trzeba przygotować sobie listę zadań. Gdy planujemy pracować osiem godzin swój plan układamy na nie więcej jak pięć godzin. Okazuje się, że zawsze występują nieprzewidziane okoliczności, nagłe problemy czy czynniki rozpraszające na które nie mamy wpływu. Na liście należy umieść trzy, cztery duże zadania i kilka mniejszych. Zdecydowanie najważniejszym działaniem związanym z listami zadań jest wyznaczenie zadania priorytetowego. Jest to takie działanie, które popycha nasz biznes do przodu i przybliża do założonych celów. Jest niezmiernie ważne aby zadanie najważniejsze robić na samym początku dnia. Mamy wtedy najwięcej energii a poza tym, zadanie główne zwykle wymaga dużej koncentracji. Nawet jeśli w dalszej części dnia nasz plan się posypie główne zadanie będzie zrobione. W planie dnia koniecznie trzeba uwzględniać czas na przerwy, posiłki i regenerację.

Walcz z prokrastynacją

Prokrastynacja czyli problem z odkładaniem zadań na później dotyczy wielu osób i wcale nie jest równoznaczny z lenistwem. Odkładamy zadania, których nie lubimy oraz te, których sensu wykonania nie widzimy. Ponadto odkładamy zadania, które wydają nam się zbyt trudne albo są są złożone. Na szczęście na prokrastynację jest kilka dobrych sposobów. Duże projekty dzielimy na mniejsze kroki i sukcesywnie wykonujemy. Zadania, których bardzo nie lubimy możemy zlecać firmom na zewnątrz. Bardzo często odkładamy coś bo demonizujemy trudność danego zadania. Tymczasem wystarczy zacząć, obiecując sobie, że popracujemy nad nim tylko 10 minut a często dzieje się tak, że kończymy całe zadanie i stwierdzamy, że wcale nie było takie straszne.

Delegowanie zadań

Delegowanie zadań to coś, czego musi nauczyć się każdy przedsiębiorca. Wiele osób wpada w pułapkę robienia wszystkiego samodzielnie. Są przekonani, że inni nie zrobią tego tak dobrze i trzeba będzie to poprawiać. Tymczasem warto delegować zadania, których nie lubimy robić oraz te, które wymagały by zdobycia od nas nowej wiedzy, która niekoniecznie jest nam potrzebna. W firmie jest wiele płatnych możliwości delegowania zadań. Księgowość i kadry można oddać do biura rachunkowego. Warto zlecać na zewnątrz pozycjonowanie strony internetowej, obróbkę graficzną zdjęć czy nawet prace biurowe, które może wykonać wirtualna asystentka. Przedsiębiorca podczas delegowania zadań musi przestawić się na nowy tok myślenia. Zasadnym jest, żeby on zlecał zadania których nie lubi lub nie potrafi innym podmiotom, pod warunkiem że cena za usługę będzie niższa niż to, co on sam zarobi w tym czasie na swojej działalności głównej.

Perfekcjonizm i wielozadaniowość

Wielu przedsiębiorców z dużym zdziwieniem przyjmuje do wiadomości fakt, że przy prowadzeniu biznesu perfekcjonizm często nie jest dobry. Chęć wykonania czegoś idealnie sprawia, że albo coś odkładamy w nieskończoność albo robimy coś długo i bardzo dobrze ale cierpią na tym inne obszary, które są ważne. Warto więc stosować w biznesie zasadę, która mówi, że zrobione jest lepsze od doskonałego. Gdy czas na to pozwoli zawsze można będzie wykonaną czynność poprawić.
Podobnie jest z wielozadaniowością. Badania już dawno dowiodły, że wykonywanie w jednym czasie więcej niż jednej czynności jest niekorzystne dla efektywności pracy. Skupienie przy prowadzeniu biznesu jest niezwykle ważne. Jedyne wyjątki kiedy warto być wielozadaniowym to czekanie w kolejce czy przejazd komunikacją i wtedy, można posłuchać podcastu albo poczytać książkę.

Dodaj komentarz