Pracownik często zmuszony jest w określonych warunkach pracy do noszenia okularów korekcyjnych. Niektórzy ze względu na pewne wady wzroku muszą takich okularów używać przez cały dzień, a inni jedynie do określonych czynności, np. do czytania. W wypadku zatrudnionych na stanowiskach, gdzie wykonują oni swoje obowiązki zawodowe w okularach, a pracując przy komputerze, pracodawca zobowiązany jest do refundacji zakupów takich okularów. Czy jednak każdy pracownik może liczyć na zwrot kosztów zakupów okularów korekcyjnych? Komu dokładnie przysługuje refundacja przez pracodawcę kosztów zakupu okularów i w jaki sposób o nią wnioskować?
Obowiązek pracodawcy w kwestii refundacji okularów dla pracownika
Tutaj warto jasno poinformować, że wszyscy pracodawcy mają obowiązek zapewnienia okularów korekcyjnych albo ich refundacji dla pracownika. Oczywiście nie bezpodstawnie na życzenie tego pracownika, ale po przedstawieniu pracodawcy odpowiedniego zaświadczenia. Owe zaświadczenie zaś musi być wystawione przez lekarza medycyny pracy i mówić o konieczności ochrony wzroku pracownika. Tak się natomiast składa, że osoby pracujące przed monitorem komputerów narażają swój wzrok na uszkodzenie, nie każdy przy tym z pracowników nosił szkła korekcyjne wcześniej. Zdarza się i to wcale nierzadko, że wzrok psuć się zaczyna dopiero się po zbytniej, pozbawionej ochrony jego zaangażowaniu w częste i ciągłe wpatrywanie się w ekran monitora komputera albo laptopa. Jednocześnie warto zauważyć, że nie chodzi jedynie o warunki w pracy, gdyż w warunkach domowych równie często dochodzi do zmęczenia i uszkodzenia wzroku przez nadmierne korzystanie z komputera, a nawet oglądania telewizji. O pracę natomiast chodzi dlatego, że koszt zakupu odpowiednich okularów korekcyjnych nie jest mały i dlatego warto pamiętać o możliwości dopłaty do okularów, która pozwoli pokryć przynajmniej pewną część kosztów ich zakupu. Jakie trzeba spełnić warunki, by otrzymać od pracodawcy takie dofinansowanie?
Warunki otrzymania przez pracownika refundacji za okulary
Istnieje kilka podstawowych warunków, które muszą zostać spełnione, aby móc ubiegać się u pracodawcy o zwrot kosztów zakupu okularów korekcyjnych. Są to:
- praca wykonywana przy komputerze;
- praca wykonywana na komputerze, w której przynajmniej połowa czasu pracy w ciągu dnia odbywa się przed monitorem;
- zaświadczenie od stosownego lekarza medycyny pracy mówiące o konieczności stosowania podczas wykonywania obowiązków zawodowych okularów korekcyjnych.
Uzyskanie zwrotu kosztów za okulary – co należy zrobić?
Kiedy już wiadomo o warunkach, które muszą zostać spełnione do zakwalifikowania się do ubiegania się u pracodawcy o refundację okularów, trzeba również dowiedzieć się szczegółów. Jak właściwie wygląda zwrot kosztów za okulary korekcyjne oraz co trzeba zrobić, aby ten zwrot otrzymać? Nie jest to bardzo skomplikowana droga, ale chyba warto wiedzieć, na czym polega i z ilu składa się etapów?
Skierowanie na badania profilaktyczne wystawione przez pracodawcę
Przepisy prawa nie nakładają na pracodawcę specjalnego obowiązku wydawania skierowania na profilaktyczne badania lekarskie wzroku, ale za to w związku z obowiązkami tegoż pracodawcy względem zasad Bezpieczeństwa i Higieny Pracy jest inaczej. Przepisy BHP jasno mówią o tym, że w przypadku podejrzenia choroby zawodowej na pracodawcy spoczywa konieczność skierowania pracownika na takie badania. W praktyce pracodawcy rzadko odmawiają wystawienia takiego skierowania, o ile pracownik o takie skierowanie wnioskuje. Otrzymanie zaś skierowania jest pierwszym etapem drogi w procesie starania się o refundację okularów.
Złożenie wyników badań profilaktycznych u pracodawcy
Oczywistym jest fakt, że po wykonaniu takich odpowiednich badań profilaktycznych u lekarza medycyny pracy do pracodawcy muszą być dostarczone ich wyniki. Dla uzyskania refundacji nie mogą to być przy tym wyniki niejednoznaczne, ale jasno stwierdzające konieczność stosowania okularów korekcyjnych podczas wykonywania przez pracownika pracy przed monitorem. Jeszcze raz jasno i wyraźnie – aby można było uzyskać od pracodawcy refundację za okulary korekcyjne, badania profilaktyczne muszą być miarodajne i nosić znamiona dokumentu, a więc muszą być koniecznie wystawione przez lekarza medycyny pracy.
Złożenie przez pracownika u pracodawcy wniosku o refundację zakupu okularów
Po złożeniu na ręce pracodawcy zaświadczenia lekarskiego o konieczności korzystania z okularów korekcyjnych podczas pracy przed monitorem konieczne jest jeszcze wykonanie ostatniego kroku. Jest nim złożenie wniosku w zakładzie pracy odpowiedniego wniosku o refundację okularów korekcyjnych. Bez prawidłowo wypełnionego wniosku i bez jego złożenia nie wystąpią podstawy do przyznania pracownikowi zwrotu kosztów za okulary korekcyjne.
Wniosek o refundacje zakupu okularów – jak go napisać?
Sporządzenie wniosku o refundację okularów korekcyjnych jest częścią finalną całej procedury, a sam wniosek musi być oczywiście w zależności od procedur stosowanych w danym zakładzie pracy pośrednio lub bezpośrednio dostarczony do pracodawcy. We wniosku o zwrot kosztów za okulary korekcyjne powinny występować:
- dane personalne osobowe pracownika, a więc m.in. imię i nazwisko, data urodzenia, a także dział przedsiębiorstwa, w którym dany pracownik wykonuje swoją pracę;
- faktura VAT z zakładu optycznego, w którym dokonano zakupu okularów korekcyjnych;
- do wniosku należy dodać aktualne zaświadczenie lekarskie o konieczności stosowania okularów korekcyjnych podczas pracy wydane przez lekarza medycyny pracy.
W sieci internetowej dostępne są wzory tego rodzaju wniosków i często widnieje na nich również punkt, w którym swoją opinię wpisuje bezpośredni przełożony pracownika występującego z wnioskiem o refundację okularów. Dzieje się tak w wypadkach, gdy przedsiębiorstwo ma rozbudowane struktury organizacyjne, a dostęp samego pracownika do szefów najwyższego szczebla praktycznie nie występuje, np. w korporacjach. W tym dodatkowym punkcie przełożony wnioskodawcy wpisuje po prostu, że pracownik spełnił wszystkie warunki, które były konieczne do ubieganie się o zwrot kosztów za okulary korekcyjne.
Kwota refundacji okularów przez pracodawcę – na ile pracownik może liczyć?
Refundacja o zwrot kosztów za okulary korekcyjne. A ile to jest i czy w ogóle opłaca się zawracać sobie głowę tego rodzaj kwestią? Jaką cześć kosztów zakupu okularów korekcyjnych zwraca pracodawca?
Nie ma przepisów zewnętrznych, które jasno by to określały. Nie ma również adnotacji o tym, jak często pracownik może zmieniać okulary z ubieganiem się o zwrot kosztów? Czy zatem nigdzie nie występują przepisy, które pomogłyby pracownikowi zrozumieć, o co się tak naprawdę ubiega? Otóż takie miejsce istnieje, a jest nim regulamin pracy.
Co na to regulamin pracy?
O tego rodzaju, a także innych refundowanych przez pracodawców usług, czy związanych z tym zakupów jest często określona w regulaminie pracy. W regulaminie może być określona dokładna kwota, np. 300 zł. Najczęściej w tym samym regulaminie znajdują się inne zasady odnoszące się do zwrotu kosztów. Bywa, przy refundowaniu kosztów zakupu okularów korekcyjnych dla pracownika pracodawca ma na uwadze jedynie soczewki szkła, a w innym zakładzie pracy brane pod uwagę są również oprawki. Jeszce w innych jest to nierozstrzygnięte i bywa kwestią sporną, dlatego ważne jest, aby zwracać uwagę zapisy odnoszące się do tych kwestii w regulaminie pracy. Jednocześnie należy, że pracodawca niekoniecznie musi refundować zakup okularów przez pracownika, gdyż nie jest to jedyną opcją zapewnienia mu takowych w miejscu pracy. W kwestii refundacji okularów pracodawca może:
- kupić od optyka wskazane przez niego odpowiednie soczewki wraz z oprawkami, a następnie przekazać je pracownikowi;
- samodzielnie zapłacić za okulary korekcyjne, które wskaże pracownik;
- albo właśnie refundować, czyli dokonać zwrotu kosztów za okulary korekcyjne albo jedynie za soczewki i przekazać ową kwotę pracownikowi.
Faktury związane ze zwrotem za okulary – na kogo powinny być wystawiane?
Pamiętać również należy, że przy ubieganiu się o refundację okularów korekcyjnych niezbędne jest przedstawienie odpowiedniego potwierdzenia ich zakupu. Tutaj nie ma mowy o działaniach na słowo, ale potrzebna jest faktura od optyka, który sprzedał okulary. Taka faktura może być wystawiona zarówno na zakład pracy, jak i na pracownika, przy czym:
- na pracownika – jeżeli to pracownik jest ich bezpośrednim nabywcą, a pracodawca jedynie refunduje koszt zakupu całych okularów albo ich części;
- na zakład pracy – jeśli zakupem okularów korekcyjnych dla pracownika zajmuje się bezpośrednio pracodawca albo jest to robione na jego zlecenie.
Podsumowanie
Podsumowując cały wywód, to bardzo ważnym aspektem całego procesu refundowania kosztów zakupu okularów korekcyjnych dla pracownika są zapisy w regulaminie wewnętrznym przedsiębiorstwa i warto brać to pod uwagę. Drugą sprawą jest fakt coraz częstszego wykorzystywania przez pracowników możliwości uzyskania od pracodawców dofinansowania do okularów korekcyjnych. Nie jest to bynajmniej wynik pazerności pracowników, ale raczej upowszechnienia komputerów, idącego w parze z koniecznością noszenia szkieł korekcyjnych dla ochrony wzroku.
Zakup idealnie dopasowanych soczewek oraz wygodnych w noszeniu oprawek może obciążać domowy budżet i dlatego pracownik powinien rozważyć na serio możliwość wystąpienia z wnioskiem o refundację, jeżeli zmuszony jest do noszenia okularów w wyniku wykonywania zawodu. Świadomość pracodawców w zakresie ochrony zdrowia pracowników również wzrasta i często refundują oni zakup odpowiednich okularów w całości.