Doświadczenie pokazuje, że w wielu firmach procesy obsługi faktur zakupowych stają się coraz bardziej czasochłonne i wymagają zaangażowania wielu osób. Rosnąca ilość dokumentów księgowych napływających do dynamicznie rozwijających się firm powoduje wzrost obciążeń względem osób decyzyjnych, działów księgowości oraz szeregowych pracowników, którzy chcą rozliczyć poniesione wydatki.
Usprawnienie procesu
W większości firm niezbędne dla zoptymalizowania procesu akceptacji faktur i wydatków służbowych staje się wdrożenie rozwiązań wspierających obieg informacji. Rozwiązania typu workflow pozwalają zautomatyzować wiele działań składających się na proces obsługi faktur — począwszy od etapu rejestracji dokumentów kosztowych, przez ich weryfikację i akceptację, po zarejestrowanie dokumentu w dziale księgowości.
Kluczowym, a zarazem stosunkowo prostym do osiągnięcia, usprawnieniem okazuje się zastosowanie narzędzi informatycznych na etapie gromadzenia dokumentów kosztowych oraz ich akceptacji przez uprawnione osoby w firmie. Menedżerowie mogą w ramach jednego, prostego panelu uzyskać szczegółowe informacje na temat zgłaszanych wydatków lub wniosków, a także odrzucić je lub zaakceptować.
Łatwiejszy dostęp do informacji
Informatyzacja procesu akceptacji faktur w zasadniczy sposób ułatwia osobom uprawnionym dostęp do informacji na temat kwot, właścicieli oraz zaszeregowania dokumentów księgowych, dzięki czemu możliwe jest sprawne analizowanie ponoszonych przez organizację kosztów. W efekcie osoby odpowiedzialne za funkcjonowanie poszczególnych centrów kosztowych organizacji są w stanie zarówno na bieżąco weryfikować napływające faktury, jak również w szerszej perspektywie oceniać ich charakter i podejmować decyzje prowadzące do zwiększenia efektywności gospodarowania środkami finansowymi.
Takie rozwiązanie pozwala także na wprowadzenie egzekwowanych automatycznie reguł dotyczących akceptacji faktur oraz dekretacji kosztów. Oprogramowanie wspierające proces obsługi faktur umożliwia, przykładowo, automatyczną akceptację przypisanej do konkretnego pracownika faktury tylko do ustalonego poziomu sumarycznych kosztów, zaś po jego przekroczeniu kieruje wydatki do decyzji przełożonego.
Podręczne rozwiązania dla pracownika
Wdrożenie mechanizmów workflow w obszarze obsługi faktur i wydatków służbowych prowadzi również do wielu korzyści docenianych przez szeregowych pracowników. Z ich perspektywy usprawnienie całego procesu prowadzi przede wszystkim do skrócenia czasu rozliczania diet za wyjazdy służbowe oraz wydatków poniesionych z prywatnych środków. Warto rozważyć udostępnienie pracownikom aplikacji internetowych upraszczających proces zgłaszania formalnych wniosków dotyczących delegacji służbowych oraz dokumentów kosztowych.
Przyspieszeniu procesu akceptacji faktur sprzyja też wdrożenie nowoczesnych aplikacji mobilnych. Większość dzisiejszych aplikacji tego typu daje możliwość wykorzystania aparatu fotograficznego wbudowanego w większość dzisiejszych urządzeń przenośnych — telefonów czy tabletów — do rejestracji dokumentów księgowych. Stanowi to istotne ułatwienie procesu rejestracji faktur — zamiast kopiować bądź skanować faktury kosztowe pracownicy mogą łatwo wprowadzić do systemu ich cyfrowe odpowiedniki.